Interne KI-Stelle oder externe KI-Beratung?

Die Frage steht in fast jedem Geschäftsführerbüro im Mittelstand: Bauen wir KI-Kompetenz im eigenen Haus auf, oder holen wir sie uns von außen? Beide Wege kosten Geld, beide binden Zeit, und die falsche Entscheidung verzögert die KI-Einführung um Monate. Dieser Beitrag liefert Ihnen einen nüchternen Entscheidungsrahmen mit Zahlen statt Bauchgefühl, damit Sie am Montagmorgen wissen, welcher Weg zu Ihrem Unternehmen passt.

Die Ausgangslage: KI ist keine Option mehr, Fachkräfte schon

KI ist im deutschen Mittelstand angekommen. Laut einer Bitkom-Studie von 2025 nutzt inzwischen jedes dritte Unternehmen (36 Prozent) Künstliche Intelligenz, ein Jahr zuvor waren es erst 20 Prozent. Weitere 47 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Die Frage lautet für die meisten also nicht mehr "ob", sondern "wie".

Das Problem: Das Personal fehlt. In der deutschen Wirtschaft fehlen aktuell rund 109.000 IT-Fachkräfte, wie eine Bitkom-Erhebung vom August 2025 zeigt. 85 Prozent der Unternehmen berichten von einem Mangel, 79 Prozent erwarten, dass er sich weiter verschärft. Genau in diesem Spannungsfeld entscheidet sich die Frage nach interner KI-Stelle oder externer KI-Beratung. Wer eine eigene KI-Stelle besetzen will, konkurriert um Fachkräfte, die es kaum gibt.

Option 1: Die interne KI-Stelle

Eine interne KI-Stelle, oft als KI-Beauftragter oder KI-Manager ausgeschrieben, bündelt Verantwortung im eigenen Haus. Diese Person kennt Ihre Prozesse, Ihre Daten und Ihre Kultur. Sie ist täglich ansprechbar und baut Wissen auf, das im Unternehmen bleibt.

Der Preis dafür ist hoch. Eine qualifizierte Fachkraft in diesem Feld kostet je nach Erfahrung ein Jahresgehalt im oberen fünfstelligen bis sechsstelligen Bereich, dazu kommen Nebenkosten, Weiterbildung und die Zeit bis zur Einarbeitung. Bei einem angespannten Arbeitsmarkt dauert allein die Besetzung häufig sechs Monate und länger. Und eine einzelne Person deckt selten alle nötigen Disziplinen ab: Strategie, Datenarchitektur, rechtliche Bewertung und die technische Umsetzung sind vier verschiedene Kompetenzen.

Bezeichnend ist, dass bisher nur 8 Prozent der Unternehmen KI gezielt gegen den Fachkräftemangel einsetzen. Der Aufbau interner Kompetenz ist real, aber langsam. Für kleinere Mittelständler ist eine volle KI-Stelle oft überdimensioniert, für größere mit klarer KI-Roadmap dagegen die logische Investition.

Ein weiterer Punkt wird gern übersehen: Eine interne KI-Stelle braucht selbst Anleitung. Ohne Strategie, ohne Datengrundlage und ohne Rückendeckung der Geschäftsführung bleibt auch die beste Fachkraft wirkungslos. Wer intern aufbaut, muss also nicht nur eine Person einstellen, sondern ein Umfeld schaffen, in dem diese Person arbeiten kann. Das ist Führungsaufgabe und kostet zusätzlich Zeit.

Option 2: Die externe KI-Beratung

Eine externe KI-Beratung bringt Erfahrung aus vielen Projekten mit und ist sofort einsatzbereit. Sie müssen niemanden suchen, einarbeiten oder halten. Sie kaufen ein Ergebnis, keine Stelle.

Die Kosten sind transparent und planbar. Laut der BDU-Studie "Honorare im Consulting 2025" liegt der durchschnittlich abgerechnete Tagessatz in Deutschland bei 1.300 Euro, auf Partner- oder Geschäftsführerebene bei 1.600 Euro. Für die IT-Beratung sanken die Sätze zuletzt um 3 Prozent, während die Strategieberatung leicht um 2 Prozent zulegte. Ein klar umrissenes Projekt wie eine KI-Potenzialanalyse hat damit einen kalkulierbaren Preis, statt eines dauerhaften Gehaltspostens.

Ein zweiter Vorteil ist die Breite. Ein Beratungsteam deckt Strategie, Datenarchitektur, rechtliche Bewertung und technische Umsetzung ab, also genau die vier Disziplinen, die eine einzelne Stelle selten vereint. Und es bringt Vergleichswerte aus anderen Projekten mit, was die Auswahl der richtigen Anwendungsfälle beschleunigt.

Der Nachteil: Wissen kann abwandern, wenn die Zusammenarbeit endet. Deshalb gilt für externe Beratung die einfache Regel, dass sie Ihr Team befähigen und nicht abhängig machen sollte. Eine gute Beratung dokumentiert, überträgt und macht sich in der Umsetzung schrittweise entbehrlich. Genau hier trennt sich der Anbieter, der Ihnen ein System hinterlässt, von dem, der Sie an sich bindet. Wie Sie seriöse Angebote erkennen und einordnen, lesen Sie in unserem Beitrag Was kostet ein KI-Berater.

Der direkte Vergleich

Die Tabelle zeigt: Es gibt keinen pauschal besseren Weg. Die interne Stelle gewinnt bei langfristiger Kontinuität, die externe Beratung bei Tempo und Breite. Entscheidend ist Ihre Ausgangslage.

Der EU AI Act macht Kompetenz zur Pflicht

Die Entscheidung ist nicht nur wirtschaftlich, sie ist auch regulatorisch. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt seit Februar 2025 ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei allen, die KI-Systeme betreiben oder einsetzen. Das betrifft ausdrücklich auch kleine und mittlere Unternehmen.

Wer diese Kompetenz nicht im Haus hat, muss sie aufbauen oder einkaufen. Eine interne Stelle kann diese Verantwortung dauerhaft tragen, eine externe Beratung kann den Aufbau anstoßen und Ihr Team schulen. In der Praxis ist die Kombination oft der sicherste Weg, gesetzeskonform und handlungsfähig zu werden.

Wichtig ist, dass die Verordnung nicht auf einzelne Spezialisten zielt, sondern auf die gesamte Organisation. Es geht nicht darum, eine Person zum KI-Experten zu ernennen und den Rest der Belegschaft im Unklaren zu lassen. Gefragt ist ein Grundverständnis über Abteilungen hinweg: Was darf ein KI-System, wo liegen seine Grenzen, und wann muss ein Mensch entscheiden. Diese Breite erreichen Sie schneller über strukturierte Schulung als über eine einzelne Neueinstellung.

Entscheidungsrahmen: Intern, extern oder hybrid

Statt einer Grundsatzentscheidung hilft ein Blick auf drei Fragen:

1. Wie klar ist Ihre KI-Roadmap? Wenn Sie noch nicht wissen, welche Anwendungsfälle sich lohnen, ist eine externe Analyse günstiger und schneller als eine Neueinstellung. Wenn Ihre Roadmap steht und dauerhaft Projekte anfallen, rechtfertigt das eine interne Stelle.
2. Wie groß ist Ihr Unternehmen? Ab etwa 250 Mitarbeitenden und mehreren parallelen KI-Vorhaben trägt sich eine eigene Stelle. Darunter ist die externe Beratung meist wirtschaftlicher.
3. Wie schnell müssen Sie liefern? Wer in diesem Quartal Ergebnisse braucht, kann nicht sechs Monate auf eine Besetzung warten.

Der pragmatische Mittelweg heißt hybrid: Eine externe Beratung liefert Strategie, erste Umsetzung und die nötige Schulung, eine interne Person übernimmt danach den laufenden Betrieb. So sichern Sie Tempo und Kontinuität zugleich. Welche Kriterien bei der Auswahl eines Partners zählen, haben wir in KI Beratung Mittelstand zusammengefasst.

Drei typische Denkfehler

Erstens: die Entscheidung als reine Kostenfrage zu behandeln. Der teuerste Weg ist nicht die eine oder andere Option, sondern der verlorene Wettbewerbsvorsprung durch Zögern, während 36 Prozent der Unternehmen bereits produktiv arbeiten.

Zweitens: eine interne Stelle zu besetzen, bevor die ersten Anwendungsfälle bewiesen sind. Wer zuerst einstellt und dann nach Aufgaben sucht, bindet Gehalt ohne Ergebnis. Erst der Anwendungsfall, dann die passende Ressource.

Drittens: Beratung als Dauerlösung zu missverstehen. Externe Unterstützung ist am wertvollsten am Anfang und an Wendepunkten, nicht als stiller Fixposten über Jahre. Planen Sie den Übergang in die eigene Organisation von Beginn an mit.

Der erste Schritt

Führen Sie am Montagmorgen ein einfaches Rechenbeispiel durch: Stellen Sie das Jahresgehalt einer internen KI-Stelle inklusive Nebenkosten dem Preis einer klar umrissenen KI-Potenzialanalyse gegenüber. Ergänzen Sie die Zeit bis zur Besetzung und die Zahl Ihrer konkreten Anwendungsfälle. Diese drei Werte zeigen meist schon, in welche Richtung Ihr Unternehmen tendiert.

Wenn Sie diese Entscheidung nicht allein treffen möchten, sprechen wir sie mit Ihnen durch. In einer KI-Potenzialanalyse ordnen wir Ihre Anwendungsfälle, schätzen den Aufwand und empfehlen den passenden Weg zwischen intern, extern und hybrid. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.