ChatGPT oder Copilot: Was passt zu Ihrem Unternehmen 2026?

Kurz gesagt: Nutzen Sie bereits Microsoft 365 Business, ist Microsoft 365 Copilot für aktuell 18,20 Euro pro Nutzer und Monat (befristet bis zum 30. September 2026 für 15,60 Euro) der naheliegende erste Schritt. Arbeiten Ihre Teams eher tool-unabhängig und decken viele unterschiedliche Aufgaben ab, ist ChatGPT Business ab 21 Euro pro Nutzer und Monat oft die flexiblere Wahl. Und sobald ein einzelner Geschäftsprozess so viel Datenschutzaufwand oder Sonderintegration braucht, dass keine der beiden Standardlösungen sauber passt, wird eine eigene KI-Lösung wirtschaftlich.

Die Tool-Wahl ist dabei nur ein Baustein einer größeren KI-Strategie für den Mittelstand. Laut einer Bitkom-Erhebung nutzen inzwischen 41 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten aktiv KI, vor einem Jahr waren es erst 17 Prozent. Für viele davon ist genau diese Tool-Entscheidung der erste konkrete Punkt, an dem es hängen bleibt.

Was kostet ChatGPT Business wirklich?

ChatGPT Business ist die Team-Stufe von OpenAI für Unternehmen, die keinen vollen Enterprise-Vertrag brauchen. Der Preis liegt laut OpenAIs eigener Preisseite bei 21 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresabo, ab mindestens zwei Nutzern. Wer monatlich statt jährlich zahlt, zahlt stattdessen 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Im Einzelnen bedeutet das:

• Mindestens 2 Nutzer, keine Einzellizenz zum Testen
• 21 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung
• 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung
• Zugriff auf die aktuellen GPT-5.6-Modelle, Projekte, Datenanalyse und benutzerdefinierte GPTs für das ganze Team
• Zentrale Verwaltung, SAML SSO und Ausgabenkontrolle inklusive

Für ein Team von zehn Personen ergibt das im Jahresabo rund 2.520 Euro pro Jahr, ohne versteckte Zusatzkosten für einzelne Funktionen. Für die reinen Werkzeugkosten ist ChatGPT Business damit gut kalkulierbar, solange Ihr Unternehmen nicht ohnehin schon für Microsoft 365 zahlt.

Was kostet Microsoft 365 Copilot für Ihr Unternehmen?

Copilot ist kein eigenständiges Produkt, sondern ein Add-on auf einen bestehenden Microsoft 365 Business-Plan. Laut Microsofts deutscher Preisseite kostet das Add-on regulär 18,20 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresabo, aktuell befristet bis zum 30. September 2026 für 15,60 Euro. Ohne gültigen Microsoft 365 Business-Plan lässt sich Copilot Business nicht separat kaufen.

Die Preisstufen im Überblick:

• Microsoft 365 Copilot Business als Add-on zu einem vorhandenen Plan: 18,20 Euro, aktuell 15,60 Euro
• Microsoft 365 Business Standard inklusive Copilot: 20,36 Euro pro Nutzer und Monat
• Microsoft 365 Business Premium inklusive Copilot und erweiterter Sicherheit: 27,73 Euro pro Nutzer und Monat
• Alle Preise zuzüglich Mehrwertsteuer, jährliche Abrechnung mit automatischer Verlängerung

Für ein Team von zehn Personen mit vorhandenem Microsoft 365 Business-Plan macht das Add-on rund 2.184 Euro pro Jahr aus, mit der aktuellen Aktion bis September 2026 rund 1.872 Euro. Für ein Unternehmen, das bereits vollständig auf Microsoft 365 Business Standard läuft, ist das Add-on damit die günstigste Variante. Wer noch keinen Microsoft 365 Business-Plan hat, sollte vor dem Vergleich die Bundle-Preise gegen einen separaten ChatGPT-Business-Vertrag rechnen, nicht nur die Copilot-Lizenz allein.

Wie gehen ChatGPT und Copilot mit Ihren Unternehmensdaten um?

Für die DSGVO-Prüfung zählt weniger der Preis als die Frage, wohin Ihre Eingaben gehen und ob sie ins Training der Modelle einfließen. Beide Anbieter machen dazu klare, aber unterschiedliche Zusagen.

Die zentralen Punkte:

• ChatGPT Business: OpenAI trainiert laut eigener Preisseite standardmäßig nicht auf den Geschäftsdaten von Business-Workspaces
• Microsoft 365 Copilot: Laut Microsoft Learn werden Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle verwendet, die Daten bleiben im Rahmen des bestehenden Microsoft 365 Mandanten
• Für EU-Kunden gilt zusätzlich die EU Data Boundary, EU-Datenverkehr bleibt laut Microsoft grundsätzlich innerhalb der EU
• Seit dem 25. März 2026 ist für alle danach neu angelegten EU- und EFTA-Mandanten laut Microsofts eigener Dokumentation das sogenannte Flex Routing standardmäßig aktiv. Bei Lastspitzen darf die reine Modellberechnung dann auch in den USA, Kanada oder Australien laufen, gespeicherte Daten bleiben laut Microsoft innerhalb der EU. Administratoren können die Einstellung im Microsoft 365 Admin Center jederzeit ändern

Für beide Tools gilt: Die Standardeinstellung ist solide, aber sie ist eine Einstellung und kein Naturgesetz. Genau die sollten Sie vor dem Rollout einmal selbst im Adminbereich prüfen, statt sich allein auf die Marketingseite zu verlassen.

Wann lohnt sich eine eigene KI-Lösung?

Weder ChatGPT Business noch Copilot sind für jeden Fall die richtige Antwort. Beide sind Standardprodukte, die für eine breite Masse an Unternehmen funktionieren müssen, nicht für Ihren einen speziellen Prozess. Wie viel eine externe Beratung für eine solche Individuallösung kostet, hängt stark vom Umfang ab, ein Überblick zu Preisen und Modellen für KI-Berater gibt eine erste Einordnung.

Eine eigene Lösung wird konkret interessant, wenn:

• Ihre Daten aus regulatorischen Gründen keinen SaaS-Anbieter außerhalb eines definierten Rechenzentrums verlassen dürfen, etwa bei bestimmten Gesundheits- oder Finanzdaten
• der Anwendungsfall eine tiefe Anbindung an Ihre eigene Software braucht, etwa ein ERP oder eine Branchenlösung ohne Standard-Schnittstelle
• Sie ein einzelnes, oft wiederholtes Problem so gezielt lösen wollen, dass sich eine dedizierte Automatisierung stärker rechnet als eine Pro-Nutzer-Lizenz für das ganze Team
• Sie Kontrolle über das eingesetzte Modell selbst brauchen, zum Beispiel ein in der EU gehostetes oder offenes Modell statt eines US-Anbieters

Eine eigene Lösung braucht immer mehr Vorarbeit als ein Klick auf „Abonnieren". Sie lohnt sich deshalb erst, wenn einer dieser Punkte für Ihr Unternehmen konkret zutrifft, nicht schon aus Prinzip, und meist erst nach den ersten Monaten mit einer Standardlösung, wenn Sie die eigenen Prozesse genau genug kennen, um eine Individuallösung sauber zu spezifizieren.

ChatGPT oder Copilot: Die Entscheidung nach Anwendungsfall

Die ehrliche Antwort lautet fast immer: Es kommt auf den Prozess an, nicht auf das Tool an sich. Drei Fragen entscheiden in der Praxis, welche Richtung passt.

Fragen Sie sich:

• Läuft die Arbeit heute schon größtenteils in Word, Excel, Outlook und Teams? Dann spielt Copilot seine Stärke aus, weil es direkt in diesen Programmen erscheint
• Brauchen Sie ein Werkzeug für wechselnde Aufgaben quer über Marketing, Kundenservice und Entwicklung, unabhängig vom verwendeten Office-Paket? Dann ist ChatGPT Business oft die vielseitigere Basis
• Nutzen mehrere Teams Software, die kein Microsoft 365 ist? Dann verschenkt ein Copilot-Bundle einen Teil seines Werts, weil die Integration genau dort ansetzt
• Ist Ihr Team noch unsicher, was KI im Alltag überhaupt bringt? Dann ist der günstigere, unabhängige Einstieg über ChatGPT Business oft der risikoärmere erste Test

In der Praxis sehen wir häufig beide Tools parallel im selben Unternehmen: Copilot für die Office-nahen Teams, ChatGPT Business für alle anderen. Das ist kein Widerspruch, sondern die logische Konsequenz aus unterschiedlichen Arbeitsweisen.

Wir bei Die AI Berater beraten Unternehmen genau bei dieser Entscheidung, ohne selbst eines der genannten Tools zu verkaufen. Das ist der Grund, warum dieser Vergleich neutral bleiben kann. Unsere KI-Potenzialanalyse kostet einmalig 999 Euro und wird bei einer anschließenden Umsetzung vollständig angerechnet. Die Details dazu und weitere Preise finden Sie unter Leistungen und Preise.